1.1 Definisi sistem dan Prosedur perkantoran
Sistem
perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem
kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman
penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara
penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai
prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut:
Dapatlah
dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku
operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah,
pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan
Definisi yang diberikan oleh Terry:
Suatu
prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian
langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan
menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap
rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih
daripada satu petugas.
1.2 Perencanaan Sistem Perkantoran
Manajemen
adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan
mengerahkan segenap saran dalam sesuatu organisasi apa pun untuk
mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan
perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut
manajer. Secara lengkap tugas seorang manajer adalah:
a. Perencanaan
: Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus
dikerjakan dan caranya mengerjakan.
b. Pembuatan
Keputusan : Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara
berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
c. Pembimbingan : Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan para pelaksana, dan memberi petunjuk.
d. Pengorganisasian
: Pola perbuatan menghubungkan dan menyelaraskan para pelaksana
berikut tugasnya satu sama lain.
e. Pengontrolan
: Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar
pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang
ditentukan.
f. Penyempurnann : Pola Perbuatan memperbaiki tata rangka dan tatakerja dalam organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer
kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem
perkantoran. Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh tatausaha
dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran. Jadi, tugas pertama
seseorang manajer perkantoran ialah melakukan perencanaan terhadap
sistem perkantoran pada organisasi atau perusahaannya.
Secara
terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan,
haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam
kaitannya dengan:
a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
b. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.
c. Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.
Berbagai
metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu
direncanakan sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti
meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai
tujuannya. J. C. Denyer menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang
direncanakan secara baik karena berbagai manfaat yang antara lain:
a. Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;
b. Pengurangan keterlambatan, hambatan;
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan;
d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;
e. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi;
f. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.
Office Policy adalah: segenap azas yang dijadikan pedoman dan ukuran
dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Dalam
pengertiannya yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, azas adalah:
dalil umum yang dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa
menyarankan cara-cara khusus mengenai pelaksanaannya yang dapat
diterapkan pada suatu rangkaian perbuatan untuk menjadi petunjuk yang
tepat bagi perbuatan-perbuatan itu.
Sistem
perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip
tertentu. J.C. Denyer telah mencatat asas-asas umum sistem perkantoran
yang baik sebagai berikut:
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan;
b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat;
c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum;
d. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu;
e. Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja;
f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum;
g. Sistem Perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu;
h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu di usahakan sesedikit mungkin;
i. Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin.
j. Sistem Perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan.
1.3 Sistem Informasi Manajemen
Suatu
jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan
oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer
administrative ialah sistem informasi manajemen (management information
sistems, terkenal dengan singkatannya MIS). Sistem termaksud dapat
dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas
informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan
bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan
sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat
melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada
pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan
yang tepat.
Selama ini sistem informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan
dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan di
bawahnya. dalam pengertian yang sangat umum informasi (information,
keterangan) adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara
orang-orang (kini juga di antara orang dengan mesin dan mesin dengan
mesin). Melakukan komunikasi pada pokoknya berarti memberitahukan
pengertian kepada pihak lain.
Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi. Tanpa
informasi takkan ada komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa
melakukan komunikasi tidak akan ada orang yang bisa hidup, masyarakat
yang bisa berkembang atau organisasi yang bisa mencapai tujuannya. Jadi,
informasi merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun faktor hidup
dari orgnisasi apa pun. Dengan adanya sistem informasi yang baik
dapatlah tercegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan kehilangan
keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu melengkapi para petugas
dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan yang perlu agar
dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.
Menurut Hershner Cross
sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang
amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang
melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan
data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para
pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:
a. Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis).
b. Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan).
c. Operational information (informasi pengerjaan).
Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:
1) Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi.
2) Hampiran : kerangka sistem.
3) Aktivitas : pengolahan (processing)
4) Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.
Sistem informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu
dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai dengan jenis-jenis
organisasi atau perusahaan. Tetapi apapun bentuk dan bagaimanapun
corak sesuatu sistem informasi manajemen, tujuan terakhir dan cita-cita
tertinggi dari penelaahan-penelaahan terhadap sistem keterangan dalam
organisasi ialah penyusunan Total Management Information System Menurut
Terry:
“Sistem
ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan
sistematik, pengolahan, penyebaran data akan menyediakan semua informasi
yang perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan bantuan maksimum
dalam mencapai tujuan-tujuan tertentu.
1.4 Peranan sistem dan prosedur dalam keseluruhan pekerjaan manajemen
Sistem
dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer.
Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap orang yang mengawasi, membimbing,
atau mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak)
mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi
sistem dan prosedur yang dipergunakannya bersama-sama dengan bawahannya;
bagaimana mengerjakan segala sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan
untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan, dan metodologi proses
kerja yang di pakai. Sistem dan prosedur dengan demikian merupakan
suatu bidang lapangan kegiatan/usaha yang harus digolongkan sebagai
salah satu dari beberapa unsur-unsur manajemen.
Sistem
dan prosedur dapat dibagi kedalam dua kategori, yaitu untuk karyawan
pabrik (blue collar) dan karyawan kantor (white collar).
1. “Blue-collar
systems and procedures” ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan
adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan, prosedur
(manual dan mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi,
pemeliharaan dan pembuatan barang-barang dan pengerjaan parts dan
bahan-bahan yang dipergunakan.
2. “White
–collar systems and procedure” ialah sistem dan prosedur yang ditandai
dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk
di dalamnya ialah prosedur yang biasanya dikenal sebagai pekerjaan
perkantoran, seperti misalnya pengerjaan kertas-kertas, penyimpanan
catatan-catatan pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan kerja
penganggara-belanjaan, standard-standard kerja, pengawasan produksi dan
lainnya.
1.5 Pertanggungjawaban sistem dan prosedur
Sistem
dan prosedur merupakan tanggung jawab daripada setiap orang dalam
setiap jawatan atau perusahaan. Apabila Pertanggungjawaban sistem dan
prosedur ditiadakan maka akan mengakibatkan:
1. Orang-orang sedikit sekali berbuat atau sama sekali tidak berbuat terhadap hal-hal yang berhubungan dengan sistem dan prosedur
2. Orang berbuat sesuatu menimbulkan tujuan yang tumpang-tindih, bertentangan, atau berpandangan sempit (licik).
1.5.1
Pertanggungjawaban pegawai/pekerja (yaitu staff atau pelaksana yang
tiada mengawasi seorangpun) secara minimum terdiri dari:
1. Mempergunakan
instruksi-instruksi prosedural yang di terimanya, baik secara lisan
atau tertulis, dan untuk menyimpang dari instruksi-instruksi ini hanya
sampai pada tingkat yang diizinkan,
2. Apabila
instruksi-instruksi yang diterimanya tidak mencakup semua hal yang ia
kerjakan, maka ia harus mengembangkan dan mempergunakan sistem dan
prosedur sendiri.
3. Menemukan
dan mengusulkan kepada atasannya, cara dalam instruksi prosedural yang
telah diterimanya dapat diubah, baik demi kejelasannya ataupun untuk
memperoleh penyempurnaan yang menguntungkan,
4. Terus-menerus mencari dan mempergunakan cara dan sarana bagi penyempurnaan prosedur-prosedur yang dirancang sendiri.
1.5.2
Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas tingkat
pertama ( pegawai lini yang memiliki tanggung-jawab langsung atas
pegawai/pekerja yang tidak mempunyai tingkat pengawasan yang lebih
rendah di bawah wewenangnya) secara minimum meliputi:
1. Menuntun
dan membimbing orang-orang yang diawasinya pada waktu mereka
melaksanakan tanggungjawabnya di bidang sistem dan prosedur,
2. Untuk
mengamati semua sistem dan prosedur yang diperlukan atau dipergunakan
dalam unit organisasi yang menjadi tanggung-jawabnya yang resmi sebagai
seorang manajer.
3. Mengkoordinasikan
secara horizontal dan vertical dengan unit-unit organisasi yang lain
dalam bidang sistem dan prosedur untuk mendapatkan saling pengertian.
1.5.3 Pertanggungjawaban
sistem dan prosedur bagi para pengawas/pejabat yang berada di antara
diantara pengawas tingkat pertama dengan tingkat tertinggi dalam
perusahaan (yaitu pengawas yang mengawasi para pengawas), secara minimum
intinya sama dengan pertanggungjawaban pengawas tingkat pertama. Pada
tingkat lebih tinggi, tentu saja para petugas pengawasan yang
bersangkutan mempunyai pertanggungjawaban di bidang sistem dan prosedur
yang jauh lebih luas karena menyangkut orang yang lebih banyak, dan
dengan demikian lebih banyak fungsi, dan tanggung jawabnya lebih berat,
dalam arti meliputi tingkat-tingkat kekuasaan pengawasan yang lebih
banyak.
1.6 Batasan fungsi system dan prosedur
Meskipun
fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah yang
paling sederhana sebagai “ akal sehat yang terorganisir”, tetapi suatu
definisi kerja yang lebih formal berbunyi “ Analisa terhadap
kebijaksanaan, prosedur, formulir-formulir dan perlengkapan untuk
menyederhanakan dan menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor”.
Semua fungsi dalam organisasi seperti misalnya produksi, pemasaran,
keuangan, pembelian, hubungan industrial dan sebagainya, dilaksanakan
dengan sarana data kerja, atau sistem dan prosedur, yang menterjemahkan
kebijaksanaan manajemen ke dalam tindakan-tindakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar