1.1 Definisi sistem dan Prosedur perkantoran
Sistem
perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Misalnya sistem
kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman
penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara
penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai
prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip.
Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) memberikan definisi sistem perkantoran sebagai berikut:
Dapatlah
dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku
operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah,
pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan
Definisi yang diberikan oleh Terry:
Suatu
prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian
langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan
menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang
penting dan menyeluruh. Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap
rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih
daripada satu petugas.